home sitemap

240 miljard: Waarom inschrijven op tenders wel loont 27/10/2005

Kleinere bedrijven doen weinig mee aan overheidsaanbestedingen, blijkt uit onderzoek. Terwijl de Europese markt voor tenders goed is voor 240 miljard euro.

Fit Form Fitness-Catering uit Enschede haalde onlangs via aanbesteding een opdracht van ruim twee ton binnen. De aanbestedende partij: het ministerie van verkeer en waterstaat. De opdracht: het organiseren en begeleiden van bedrijfsfitness. Voor een klein bedrijf als Fit Form, 35 werknemers, is het inschrijven op aanbestedingen een flinke belasting. Tijdens een inschrijvingsperiode van enkele weken zijn er meestal minimaal twee werknemers full-time mee bezig.
“Het zijn soms verrassende klussen als je bedenkt wat ze allemaal willen weten. Je jaarrekeningen, verklaringen van de belastingdienst en van het UWV, referenties, echt álles willen ze zien”, zegt directeur-eigenaar Han Rutten. Toch blijkt het vaak de moeite waard. Met verschillende ministeries en aan overheid verbonden instanties als klant, doet Fit Form regelmatig mee aan tenders. Ook al kost het veel tijd, echt moeilijk is het niet, zegt Rutten. “Je moet goed weten hoe je bedrijf in elkaar steekt, goed het bestek lezen en dit ook heel nauwkeurig volgen. Laat precies zien wat je doet.” Door niet duidelijk genoeg te zijn geweest in de beantwoording van een vraag, verloor Fit Form al eens een inschrijving. “Je moet eigenlijk meer informatie geven dan waar de aanbestedende partij om vraagt.”
Kleinere bedrijven doen te weinig mee aan tenders, zo blijkt uit onderzoek van instituut EIM.
Volgens de meest recente cijfers over Europese aanbestedingen wist 5,4 procent van de grootbedrijven een of meer tenders te winnen, tegenover 0,2 procent onder kleinere ondernemers. Dat komt vooral door het vele papierwerk, onduidelijkheid en onvoldoende informatie in de aanvraag en de hoge eisen

Sportschoenen
De overheid is daarom druk bezig dat makkelijker te maken. Want tenderen loont: de Europese markt voor tenders is goed voor zeker 240 miljard euro. Overheden, nutsbedrijven en instellingen als universiteiten en ziekenhuizen zijn verplicht om opdrachten boven een drempelbedrag (zie kader) Europees aan te besteden. En de markt is groeiende, zegt Michiel Appeldoorn van Appeldoorn Tendermanagement in Tilburg. “Zeker 75 procent wordt niet aanbesteed, terwijl dit wel zou moeten. Maar het staat nu op de agenda en er wordt door overheden veel scherper gekeken naar hoe het geld besteed wordt.” Ook opdrachten onder het Europese drempelbedrag worden vaak aanbesteed, al is dit niet altijd een verplichting. Gemeenten hebben vaak een eigen aanbestedingsbeleid vastgesteld, dat in grote lijnen de Europese leidraad voor tenders volgt.
Appeldoorn begeleidt bedrijven die willen aanbesteden. Voor ondernemers in iedere branche is er wel een tender te vinden, weet hij uit ervaring. De levering van brillen, van sportschoenen, kantoormeubilair, interieurbeplanting, schoonmaak- of bouwwerkzaamheden, Appeldoorn heeft het al eens voorbij zien komen. Maar wanneer moet en kan je meedoen? “Je moet goed kiezen welke opdracht bij je past. Als je twijfelt, niet doen. Want er gaat gruwelijk veel tijd en geld in zitten.”
Ondernemers die mee willen doen aan een tender, moeten goed de aankondigingen in de gaten houden. Aanbestedingen in Nederland, zowel nationaal als Europees, worden dagelijks gepubliceerd op internet (zie kader). Wie interesse heeft, kan het bestek van de tender opvragen. Daarin staat precies omschreven aan welke voorwaarden het bedrijf moet voldoen en welke informatie de aanbestedende partij wil hebben. Ook laat die alvast weten wat de gunningscriteria zijn, zoals de laagste prijs of de economisch meest voordelige aanbieding. Dan wordt er gelet op bijvoorbeeld ervaring en kwaliteit, in combinatie met de prijs. Voldoet een bedrijf aan alle eisen en heeft het genoeg capaciteit om het gevraagde te leveren of uit te voeren, dan kan het inschrijvingstraject van start gaan. Er zijn twee procedures. Bij een niet-openbare procedure mogen bedrijven zich eerst uitvoerig presenteren en pas na een voorselectie een offerte uitbrengen. Deze procedure is vooral populair wanneer men veel inschrijvingen verwacht. Bij een openbare procedure wil de opdrachtgever alle informatie in één keer. Een inschrijving staat of valt met nauwkeurigheid en stiptheid. Deadline is deadline, wie een minuut te laat is met het inleveren van zijn spullen, wordt uitgesloten. De deur gaat ook dicht wanneer het dossier niet compleet is.

Euforie
HCN (Het Callcenter Netwerk) heeft nog nooit een tender verloren. Geert-Jan Vintges, directeur marketing en sales, zegt het met gepaste trots. HCN verleende onder meer zijn diensten aan De Nederlandse Bank bij de euro-conversie en werkt bijvoorbeeld voor Postbus 51. Het bedrijf haalt via aanbestedingen een groot deel van zijn opdrachten binnen. Zo’n twee, drie keer per jaar gaat het een tendertraject in, met bedragen van een half miljoen tot vier miljoen euro. De moeite dus om alle energie in een inschrijving te steken. “Van tevoren moet je goed inschatten of je een kans hebt de opdracht te krijgen. Als je denkt dat dat zo is, moet je alles op alles zetten en kosten noch moeite sparen”, zegt Vintges. “Hoe moeilijk het is, hangt af van de complexiteit van je eigen business.”
Iedere dag bekijkt een medewerker van HCN of er nieuwe tenders op de rol staan die mogelijk interessant zijn. Wanneer HCN besluit in te schrijven, wordt er een team gevormd dat zich tot de sluitingsdatum bezighoudt met het verzamelen van de informatie, het op de juiste manier aanleveren en de presentatie ervan. Vintges schat dat er per tender zo’n 120 uur aan werk in gaat zitten. De euforie is dan ook groot wanneer al die moeite niet voor niets blijkt te zijn.
Soms wordt er iets te vroeg gejuicht, zoals bij de aanbesteding van de gemeente Rotterdam die aan HCN gegund werd. Eén van de inschrijvers was het daar niet mee eens en stapte naar de rechter. “Dat is heel erg lastig, want de tijd tikt door en je wilt aan het werk. Je hebt wel een contract, maar met een ontbindende voorwaarde. De overeenkomst kan door een derde onderuit gehaald worden.” Het overkwam HCN nog een keer, maar in beide gevallen kregen de bezwaarmakers uiteindelijk ongelijk van de rechter. Vintges: “Je moet alleen naar de rechtbank stappen, wanneer je weet dat er echt een procedurefout is gemaakt, niet wanneer je het bijvoorbeeld niet eens bent met de eisen die zijn gesteld. Dan maak je geen schijn van kans.”
Ondanks de uitgebreide ervaring van HCN met tenders maakt het bedrijf regelmatig gebruik van de kennis van een externe tender-deskundige. “Het is prettig om een sparringpartner te hebben, die alles controleert en bekijkt of de inschrijving aan de eisen voldoet. Soms lees je over je eigen fouten heen.” Het is niet zo gek dat sommige ondernemers als een berg opzien tegen het meedoen aan tenders. Inschrijven op een aanbesteding betekent de hele onderneming op papier binnenste buiten keren. De mogelijke opdrachtgever wil algemene gegevens hebben, een inschrijving van de Kamer van Koophandel die niet ouder mag zijn dan drie maanden, eigen verklaringen dat het bedrijf niet in staat van faillissement verkeert en niet met de rechterlijke macht in aanraking is geweest. Daarnaast nog verklaringen van de Belastingdienst en het UWV, een bankgarantie en jaarrekeningen. En uiteindelijk moet er een programma van eisen ingevuld worden, waaraan de ondernemer volledig moet voldoen. Lukt dat niet alleen dan kan dat ook met een groep ondernemers. Samen wordt die strenge eis van een hoge omzet misschien wel gehaald.
Wie bij zo’n harde eis een ‘nee’ moet invullen, hoeft niet de moeite te doen om in te schrijven, zegt tender-specialist Appeldoorn. “Denk ook niet vanuit een soort gemakzucht: dat is een stomme vraag. Je moet gewoon de informatie geven die de aanbestedende partij wil hebben.” Maar bedrijven moeten niet schromen schriftelijke vragen te stellen. Wees daarin niet te terughoudend, adviseert Appeldoorn. “Informeer bijvoorbeeld wie de inschrijving beoordeelt, zodat je weet of je voor een jurist of inkoper schrijft en je daar je tekst op kunt aanpassen. Je kunt iedere vraag stellen die je wilt, als ze geen antwoord kunnen geven zullen ze dat laten weten.”

Leven of omvallen
Niemand hoeft verkoopleider Paul Gieselbach van Jongerius Wintermachines uit te leggen wat het stellen van vragen op kan leveren. Als leverancier van onder meer strooiwagens schrijft Jongerius (25 werknemers) gemiddeld zo’n acht keer per jaar in op tenders. Het aantal concurrenten is zeer beperkt en dat blijkt voor aanbestedende partijen wel eens een reden te zijn om op verzoek de eisen wat te versoepelen. “Ze willen natuurlijk liever twee inschrijvingen ontvangen dan één. Wanneer ze een jaarlijkse omzet vragen en wij zitten daar net onder, vragen we gewoon om de vereiste omzet wat te verlagen. Dat doen ze altijd.”
Zo’n twee tot drie keer per jaar wint Jongerius een inschrijving. Onlangs gunde de provincie Noord-Holland een grote opdracht aan de Utrechters. Jongerius levert twintig grote en twaalf kleine strooiers, zestien ploegen en een onderhoudscontract van vier jaar voor ruim zeven ton. Dat wordt toch wel even gevierd. Ook voor Jongerius is het inschrijven op aanbestedingen een grote belasting voor het personeel. Soms zijn de eisen die een aanbestedende partij stelt te hoog.
“Dan gaan ze zo ver dat je als klein bedrijf daar niet aan kunt meedoen. Bijvoorbeeld wanneer er een machine gedemonstreerd wordt, maar we niet de tijd krijgen om die ook aan de gewenste specificaties te laten voldoen. Wij zijn een handelsmaatschappij die de machines uit Denemarken moet laten komen. We moeten opboksen tegen een fabrikant in Nederland. Dat is geen probleem, maar dan moeten we wel kunnen overleggen over een tijdstip voor een demonstratie.” Wie meedoet aan een tender moet scherp blijven. Het is geen vrijblijvende bezigheid. Tender-specialist Appeldoorn: “Een opdracht winnen of verliezen is voor sommige bedrijven het verschil tussen leven of omvallen.”

Succes bij tenders
Schrijf u alleen in wanneer u zeker weet dat u aan alle eisen voldoet en de opdracht aankunt.
Wees nauwkeurig, iedere fout kan tot uitsluiting leiden.
Stel vragen.
Besteed aandacht aan lay-out en illustraties. Het dossier is een visitekaartje.
Wijk in het dossier niet af van de volgorde waarin de informatie gevraagd wordt, laat de beoordelaars niet zoeken.
Zorg ervoor dat de inschrijving ruim op tijd binnen is.
Wint u niet, vraag dan naar de redenen om er voor een volgende keer van te leren.

Drempelbedragen voor Europees Aanbesteden *
Leveringen (van producten):
Centrale overheid: € 154.014
Andere overheden: € 236.945
Nutsbedrijven: tussen € 400.000 en € 600.000

Diensten:
Centrale overheid: € 154.014
Andere overheden: € 236.945,
Gesubsidieerde opdrachten, r&d en telecommunicatiediensten € 200.000
Nutsbedrijven, afhankelijk van sector tussen € 400.000 en € 600.000

Werken:
Alle overheden: € 5.923.624
Concessies en projecten met >50% subsidie: € 5.000.000
Nutsbedrijven, afhankelijk van sector tussen € 5.000.000 en € 5.923.624

* voor deze bedragen zijn overheden verplicht tot aanbesteden

Meer weten over tenders? Surf naar www.sprout.nl/aanbesteden

(Karin Quint)

Terug